6 dicas para organizar uma lista de convidados

6 dicas para organizar uma lista de convidados

Quando vamos fazer uma festa, sempre nos preocupamos com questões um pouco complicadas: quem convidar? Ou, talvez, quantas pessoas posso convidar? Para isso é importante realizar a lista de convidados.

Afinal, os convidados são um dos fatores mais importantes no evento. As escolhas quanto a esse aspecto acaba sendo bastante pessoal, mas algumas precauções podem ser tomadas. Temos algumas dicas para você elaborar uma lista de convidados que não deixe ninguém importante de fora. Confira!

1. Divida os convidados em grupos

O primeiro passo é dividir em grupos. Familiares próximos; parentes distantes; amigos mais íntimos; amigos mais afastados; colegas de escola (se for para criança); ou colegas do trabalho. Organizando-se assim, ficará bem mais tranquilo localizar os convidados no arranjo que está sendo feito.

Além disso, se tiver que tirar alguém da sua lista, você saberá logo por qual grupo começar.

2. Defina a quantidade de pessoas para a lista de convidados

É óbvio que o ideal seria poder convidar todas as pessoas que couberem no papel. Mas a realidade é outra, então temos que pensar na capacidade do espaço da festa. A festa será em um espaço em casa ou buffet? Você precisa balancear o tamanho do lugar com a sua verba para a realização desse evento.

Comece sendo realista, não adianta montar a sua lista de convidados com 200 pessoas se o espaço disponível comporta apenas 50.

3. Determine o orçamento da festa

A ideia fundamental aqui é determinar o orçamento de que você dispõe para a festa. Então você poderá definir aonde ela vai acontecer e as pessoas na lista de convidados.

Definida a verba, estipule uma quantia extra para gastos adicionais. Isso inclui alguma atração diferente, a presença de mais algumas pessoas no dia ou outro imprevisto. O tipo de comida a ser servida também é muito importante no controle do orçamento.

4. Solicite confirmação às pessoas

Talvez essa seja a parte menos divertida, mas é importante. É fato que, ao fazer uma festa para 100 pessoas, nem todo mundo comparecerá ao evento. Com a correria do dia a dia, não é fácil manter sempre contato com esse número de convidados.

Portanto, peça a eles que confirmem presença, a fim de obter a quantidade de pessoas mais próxima da realidade. Você deixará de pagar a mais pelos itens do evento à toa, já que conseguirá se ater a um número mais real de pessoas que estarão presentes.

5. Revise sua lista de convidados

Essa é uma parte importantíssima na organização da sua festa. Pense que se sua lista tem 130 convidados, porém, o espaço comporta apenas 100, ou o orçamento fechou em 70 pessoas. Será preciso deixar a lista menor.

De início, corte pessoas mais distantes, entre amigos e familiares. Ou mesmo colegas de outras áreas de sua empresa. Estabeleça alguns critérios para fazer esses cortes. O importante é que as pessoas mais queridas estejam presente.

6. Estabeleça o seu número final

Uma pessoa ou outra, mesmo tendo confirmado presença, pode não comparecer à festa. Calcule que uns 10% das pessoas, costumam se ausentar.

Fale com o buffet a respeito da quantidade de convidados que vocês poderão acertar quando a festa terminar. Assim, o serviço do seu evento não fica prejudicado.

O número de pessoas na lista de convidados tem de ser sempre o mais próximo da realidade. Você evita desperdiçar comida e bebida, e a qualidade do serviço não é afetada. Então, preste atenção à quantidade de pessoas contratadas para trabalhar na festa. Junto a isso, observe o que o espaço consegue oferecer. Seguindo esses passos, não tem erro!

Está organizando sua festa? Então, não deixe de curtir a nossa página no Facebook para ficar por dentro de dicas como essa.

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